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3 %% Copyright (C) 2013 Texas Instruments Incorporated - http://www.ti.com %%
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5 %% Author: Darren Etheridge <detheridge@ti.com                           %%
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9 \chapter{Meetings}
10 \label{chap:meetings-in-scrum}
12 \section{Daily Standup Meeting}
13 \label{sec:dailystandup}
15 \paragraph{}
16 Sometimes called the ``daily scrum'' (or even the ``daily hug'').
17 This is a short meeting (15 minutes maximum) that happens on a daily
18 basis during a sprint.  All team members are expected to attend this
19 meeting and others are welcome but only the team members speak.  This
20 meeting should happen at the same time and place each and every day.
21 It is expected that each team member will come prepared to answer
22 three questions:
24 \begin{enumerate}
25         \item What did I do yesterday?
26         \item What will I do today?
27         \item Do I have any obstacles/hinderances/impediments?
28 \end{enumerate}
30 \paragraph{}
31 Any identified obstacles are documented by the scrum master and
32 resolution will be worked outside of the meeting.  If a technical
33 discussion is required it should be tabled and moved to a sidebar
34 meeting.
37 \subsection{Sidebar Meeting}
38 \label{sec:sidebar}
40 \paragraph{}
41 The sidebar meeting is entirely optional and is only needed if there
42 is something to discuss that would take longer than the 15 minute
43 daily standup would permit.  These meetings preferably follow a daily
44 standup but they can be scheduled for a different time if absolutely
45 necessary.  Only team members applicable to the discussion need to
46 attend the sidebar meetings.
49 \section{Sprint Planning Meeting}
50 \label{sec:sprintplanning}
52 \paragraph{}
53 Sprint planning meetings are always conducted before every sprint and
54 are actually divided into two parts.  In LCPD we are choosing a two
55 week sprint and therefore this meeting will have a four hour
56 timebox. The first part is the actual planning meeting that is limited
57 to two hours, it is immediately follow by the Sprint Definition
58 meeting (see~section~\ref{sec:sprintdefinition}~).  The planning
59 meeting is where the product owner and the team discuss which items
60 from the product backlog should be included in the next sprint. The
61 team is expected to voice any concerns about impediments that could
62 stop them from being able to tackle any of the backlog items.
65 \section{Sprint Definition Meeting}
66 \label{sec:sprintdefinition}
68 \paragraph{}
69 The Sprint Definition meeting typically immediately follows the Sprint
70 Planning meeting and is also limited to two hours.  The sprint backlog
71 items that are an ``artifact'' of the sprint planning meeting are
72 broken into smaller more manageable ``tasks'' by the team.  The
73 product owner is not required to attend this meeting but should be
74 easily obtainable so that any questions that arise can be answered.
77 \section{Backlog Grooming Meeting}
78 \label{sec:backloggrooming}
80 \paragraph{}
81 The Backlog Grooming (or Backlog Refinement) meeting is an optional meeting
82 timeboxed for 1 hour for each week in the sprint.  All Scrum guidance suggests
83 it is a valuable meeting that is conducted in the middle of each sprint. Its
84 main benefit is to make the sprint planning meetings more efficient, as one
85 critisism of Scrum is the planning meetings often go beyond their allow
86 timebox.  This meeting is used to refine the backlog which can include:
88 \begin{itemize}
89         \item Break down product backlog items that could be considered
90                 epics into more managable chunks.
91         \item Rewrite poorly written PBI's
92         \item Estimate PBI's
93         \item Add acceptance criteria to existing PBI's
94         \item Review prioritization of PBI's
95 \end{itemize}
97 \paragraph{}
98 This meeting is for the Product Owner and team members. Some
99 references say that the Stakeholders should also attend, but for the
100 LCPD process they will initially be excluded to avoid priority
101 arguments, etc from sidetracking the meeting.
103 \paragraph{}
104 This meeting can usually be combined with the functional team meeting
105 described in section \ref{sec:functionalteammeeting}.
107 \section{Sprint Review Meeting}
108 \label{sec:sprintreview}
110 \paragraph{}
111 The Sprint Review meeting is held immediately after a sprint has
112 completed (usually 2 hours for a two week sprint).  This is where the
113 sprint team presents the result of the sprint to the product owner
114 (and optionally the stakeholders). The product owner checks the
115 results against the mutually agreed acceptance criteria to determine
116 if the work has been completed or not.  Any items that are deemed not
117 completed are put back onto the Product Backlog (even if they are
118 *really* close to complete).
121 \section{Sprint Retrospective Meeting}
122 \label{sec:sprintretrospective}
124 \paragraph{}
125 The Sprint Retrospective is for all team members to attend (including
126 Scrum Master and Product Owner), most Scrum implementations have the
127 Sprint Restrospective meeting immediately following the Sprint Review
128 Meeting.  It is an opportunity for the team to consider three things
129 about the previous sprint:
131 \begin{enumerate}
132         \item What went well?
133         \item What didn't go well?
134         \item What could be improved for the next sprint?
135 \end{enumerate}
137 \paragraph{}
138 The last item can be broken into three questions that each team member
139 can be asked to identify specific things that the team should:
141 \begin{enumerate}
142         \item START doing
143         \item STOP doing
144         \item CONTINUE doing
145 \end{enumerate}
147 \paragraph{}
148 As the Stakeholders are not permitted to this meeting, it is an
149 opportunity for the team to speak frankly about obstacles and
150 impediments that are impacting the team.  This allows the Scrum Master
151 to take away a very clear picture of what is causing the most
152 heartache and work to resolve it.
155 \section{Functional Team Meeting}
156 \label{sec:functionalteammeeting}
158 \paragraph{}
159 The Functional Team Meeting is not defined in Scrum but is necessary
160 for Scrum to work in LCPD because of our geographically distributed
161 teams force Scrum teams not to be functionally organized.  This
162 meeting is an hour or preferably less a week, and is the chance for
163 the functional manager to get a view into what the team is doing and
164 the overall pulse of the team.  It will most likely follow a similar
165 format to the daily standup meeting, but this is entirely at the
166 discretion of the functional manager.
168 \paragraph{}
169 This meeting also has the purpose of allowing information sharing
170 between the scrum teams and make sure within the functional team
171 everybody is aware of each others areas of expertise.
173 \paragraph{}
174 For many teams in LCPD it has been found that using the functional team
175 meeting to perform backlog grooming allows for the domain experts within
176 the functional team to come together and help share their knowledge during
177 the estimation process.  It is still up to the individual scrum team that
178 picks up this backlog item to accept the estimate and discuss the backlog
179 item as part of the sprint planning.