meetings.tex

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   2 %%                                                                       %%
   3 %% Copyright (C) 2013 Texas Instruments Incorporated - http://www.ti.com %%
   4 %%                                                                       %%
   5 %% Author: Darren Etheridge <detheridge@ti.com                           %%
   6 %%                                                                       %%
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   8
   9 \chapter{Meetings}
  10 \label{chap:meetings-in-scrum}
  11
  12 \section{Daily Standup Meeting}
  13 \label{sec:dailystandup}
  14
  15 \paragraph{}
  16 Sometimes called the ``daily scrum'' (or even the ``daily hug'').
  17 This is a short meeting (15 minutes maximum) that happens on a daily
  18 basis during a sprint.  All team members are expected to attend this
  19 meeting and others are welcome but only the team members speak.  This
  20 meeting should happen at the same time and place each and every day.
  21 It is expected that each team member will come prepared to answer
  22 three questions:
  23
  24 \begin{enumerate}
  25         \item What did I do yesterday?
  26         \item What will I do today?
  27         \item Do I have any obstacles/hinderances/impediments?
  28 \end{enumerate}
  29
  30 \paragraph{}
  31 Any identified obstacles are documented by the scrum master and
  32 resolution will be worked outside of the meeting.  If a technical
  33 discussion is required it should be tabled and moved to a sidebar
  34 meeting.
  35
  36
  37 \subsection{Sidebar Meeting}
  38 \label{sec:sidebar}
  39
  40 \paragraph{}
  41 The sidebar meeting is entirely optional and is only needed if there
  42 is something to discuss that would take longer than the 15 minute
  43 daily standup would permit.  These meetings preferably follow a daily
  44 standup but they can be scheduled for a different time if absolutely
  45 necessary.  Only team members applicable to the discussion need to
  46 attend the sidebar meetings.
  47
  48
  49 \section{Sprint Planning Meeting}
  50 \label{sec:sprintplanning}
  51
  52 \paragraph{}
  53 Sprint planning meetings are always conducted before every sprint and
  54 are actually divided into two parts.  In LCPD we are choosing a two
  55 week sprint and therefore this meeting will have a four hour
  56 timebox. The first part is the actual planning meeting that is limited
  57 to two hours, it is immediately follow by the Sprint Definition
  58 meeting (see~section~\ref{sec:sprintdefinition}~).  The planning
  59 meeting is where the product owner and the team discuss which items
  60 from the product backlog should be included in the next sprint. The
  61 team is expected to voice any concerns about impediments that could
  62 stop them from being able to tackle any of the backlog items.
  63
  64
  65 \section{Sprint Definition Meeting}
  66 \label{sec:sprintdefinition}
  67
  68 \paragraph{}
  69 The Sprint Definition meeting typically immediately follows the Sprint
  70 Planning meeting and is also limited to two hours.  The sprint backlog
  71 items that are an ``artifact'' of the sprint planning meeting are
  72 broken into smaller more manageable ``tasks'' by the team.  The
  73 product owner is not required to attend this meeting but should be
  74 easily obtainable so that any questions that arise can be answered.
  75
  76
  77 \section{Backlog Grooming Meeting}
  78 \label{sec:backloggrooming}
  79
  80 \paragraph{}
  81 The Backlog Grooming meeting is an optional two hour meeting but all
  82 Scrum guidance suggests it is a valuable meeting that is conducted in
  83 the middle of each sprint. Its main benefit is to make the sprint
  84 planning meetings more efficient, as one critisism of Scrum is the
  85 planning meetings often go beyond their allow timebox.  This meeting
  86 is used to refine the backlog which can include:
  87
  88 \begin{itemize}
  89         \item Break down product backlog items that could be considered
  90                 epics into more managable chunks.
  91         \item Rewrite poorly written PBI's
  92         \item Estimate PBI's
  93         \item Add acceptance criteria to existing PBI's
  94         \item Review prioritization of PBI's
  95 \end{itemize}
  96
  97 \paragraph{}
  98 This meeting is for the Product Owner and team members. Some
  99 references say that the Stakeholders should also attend, but for the
 100 LCPD process they will initially be excluded to avoid priority
 101 arguments, etc from sidetracking the meeting.
 102
 103
 104 \section{Sprint Review Meeting}
 105 \label{sec:sprintreview}
 106
 107 \paragraph{}
 108 The Sprint Review meeting is held immediately after a sprint has
 109 completed (usually 2 hours for a two week sprint).  This is where the
 110 sprint team presents the result of the sprint to the product owner
 111 (and optionally the stakeholders). The product owner checks the
 112 results against the mutually agreed acceptance criteria to determine
 113 if the work has been completed or not.  Any items that are deemed not
 114 completed are put back onto the Product Backlog (even if they are
 115 *really* close to complete).
 116
 117
 118 \section{Sprint Retrospective Meeting}
 119 \label{sec:sprintretrospective}
 120
 121 \paragraph{}
 122 The Sprint Retrospective is for all team members to attend (including
 123 Scrum Master and Product Owner), most Scrum implementations have the
 124 Sprint Restrospective meeting immediately following the Sprint Review
 125 Meeting.  It is an opportunity for the team to consider three things
 126 about the previous sprint:
 127
 128 \begin{enumerate}
 129         \item What went well?
 130         \item What didn't go well?
 131         \item What could be improved for the next sprint?
 132 \end{enumerate}
 133
 134 \paragraph{}
 135 The last item can be broken into three questions that each team member
 136 can be asked to identify specific things that the team should:
 137
 138 \begin{enumerate}
 139         \item START doing
 140         \item STOP doing
 141         \item CONTINUE doing
 142 \end{enumerate}
 143
 144 \paragraph{}
 145 As the Stakeholders are not permitted to this meeting, it is an
 146 opportunity for the team to speak frankly about obstacles and
 147 impediments that are impacting the team.  This allows the Scrum Master
 148 to take away a very clear picture of what is causing the most
 149 heartache and work to resolve it.
 150
 151
 152 \section{Functional Team Meeting}
 153 \label{sec:functionalteammeeting}
 154
 155 \paragraph{}
 156 The Functional Team Meeting is not defined in Scrum but is necessary
 157 for Scrum to work in LCPD because of our geographically distributed
 158 teams force Scrum teams not to be functionally organized.  This
 159 meeting is an hour or preferably less a week, and is the chance for
 160 the functional manager to get a view into what the team is doing and
 161 the overall pulse of the team.  It will most likely follow a similar
 162 format to the daily standup meeting, but this is entirely at the
 163 discretion of the functional manager.
 164
 165 This meeting also has the purpose of allowing information sharing
 166 between the scrum teams and make sure within the functional team
 167 everybody is aware of each others areas of expertise.